残業しない~効率的処理編~

@rokuです。

残業しないシリーズの第三弾、効率的処理編です。

初回の基礎編、第二回目の事前準備編は、下記のようなタイトルでした。

【基礎編】

~精神論~

・今日は残業を絶対にしない!と強い志を持つ

・生産性を意識して仕事する

・早く帰ることに後ろ髪を引かれない

~仕事の取り組み方~

・スピード重視の瞬発力が大事

・集中力の高い時間を無駄にしない

・集中出来る条件づくりをしておく

・全体像を把握してから詳細工程をつめていく

・仕事が早い人の行動を盗め

・他人の力を最大限利用する

【事前準備編】

・自分時間を知る

・とにかく書き出す

・書き出した内容を棚卸し、整理する。

・明日のやるべきこと(TO DO)を整理してから帰る

・事前の根回しをしておく

・次回までにやらなければいけない事を、終わった直後にすぐに段取りしておく。

・会議・商談の前日に「あす・よろ」をしておく

【効率的処理編】

■テキパキ処理する・コツコツ処理する。

仕事の内容は様々です。期限に余裕のないもの、期限はあるは時間がかかるもの、毎日のメール処理といった、それぞれの仕事の時間軸が違うものです。

ですが、一方ではじっくり考える必要があり、他方では簡単に処理できるものもあります。どちらも仕事のペースが違いますので、いつも同じペースでやるわけにはいきません。私の場合、2つのペースがあります。

①小さな仕事や簡単に出来るものはとにかくテキパキ処理する。

これが大前提です。

特に毎日来るメールにいかに早く処理するか。これでつまずくとずっと尾を引くことにもなりかねませんので、とにかくメールはどんどんさばきます。

今すぐ処理しなくてもよいものでも、出来るものはスグ処理!が大原則です。後からゆっくり考えて処理しようはNGです。

私の場合、あとから考えても、いま考えても、処理内容に大差がないと思っています。

仮に、しばらく考えたら良いアイディアも思いつく場合もあるかもしれません。

その際は、後追いで第二矢を放っても遅くはないはずです。つまり、“すみません、もっと良い案or訂正が出ましたので、再送させていただきます!”これでいいと思います。だから、基本的に、すぐにテキパキです。

メールの返事・スケジュール管理・書類のファイリング、などがこれらに該当します。。

特に、トラブルやミス、クレーム対応などは、緊急性が高く、すぐ処理しないと後で大問題になりかねないものなどは最速ですぐに対応することが鉄則です。

②重要性があるもの、難易度の高いものはコツコツ処理する。

例えば、幹部や上司からのメールや、取引先からの依頼は、重要度が高いはずです。

安易に返信できませんので、どう返事すべきか、いつまで・誰が・何を準備すべきかを考えた上で、取り急ぎ返信する(cf.至急対応致します・検討させて頂きます・まずは取り急ぎご返信させて頂きます、など)。

そして、取り急ぎ返信した後で、やらなければならないことをコツコツと処理していく。

ここでのポイントは、面倒だ、億劫だ、時間がかかる、と考えはじめると、何も進まず、結局、プレッシャーとストレスをため込んでいくだけですので、とにかくコツコツと先行して手を動かす。これに尽きると思います。

来期の予算・中期計画・マーケティング調査・プレゼン資料・などがこの類です。

■メールはやめて、電話で処理する。

会話が億劫な人は少し抵抗があるかもしれませんが、メール返信と電話連絡では、処理時間が違うはずです。

メール処理のほうが早いという人もいらっしゃいますが、回答する項目が多く、考えて入力するには時間がかかるはずのものもあります。

なかなかはっきりとした回答が出来ない場合は、特にとりあえず今考えていること電話で伝えたほうが、その考えが合っているのかの方向性を確認する意味でも、効果的で処理が速く、意見の食い違い(齟齬)が減ると思います。

ちなみに、日本ではプライベートの連絡としてLINEが良く使われていますが、中国ではWeChatというアプリが使われています。

この中に、ボイスメール機能があり、中国の方は、メールで返信するよりもボイス返信が速いと理解してて、やりとりのほとんどをボイスメールしていますね。

合理的な方法があればすぐに実行する中国ならではの行動だと感じます。

もちろん、メールは裏付けを残す・関係者への周知・いつでもどこでも確認できる、としていう意味で重要なツールですが、メールだと、誤解を招く、炎上するという可能性もあります。

会話することで、声色やトーンでニュアンスを伝え・感じ、意志疎通がより図れるというメリットもあります。

■上司を使えるだけ使え。

自分は上司に使われる側だと思っている方は多くいらっしゃると思います。

序列からすればそのとおりですが、上司をうまく使わない手はありません

物事がなかなか前に進まない、トラブル処理で時間がかかっている、他部署との連携がうまくいかない、決済をとるのが大変、といったことは日常茶飯事ですね。

このような場合、わたしはすぐに上司を使います

自分で判断するよりも上司に判断してもらったほうが断然早く、自分の責任逃れにもなります

上司に遠慮しがち、忙しそうで声をかけづらい、叱られそう、なんて躊躇している暇があったら、“ちょっと相談したいことがありまして・・・”と切り出してみると、上司も意外に相談に乗ってくれることが多くあります。

まして、いまはハラスメントがうるさい時代ですから、相談してきてるのに、むげに突き返す上司も少ないのではないでしょうか。

上司が、“どうした?困ってるのか?”と言って来たら、シメシメです。素直な顔して、お願いしたいことを打ち明けてみましょう。

■スイッチが入るきっかけを見つけよう

難易度の高い仕事や作業量の多い仕事、他部署と相談して進めなければならない仕事というのは、よしやろう!と思うまで時間がかかる人がいます。

それらの仕事に関わる準備作業もあり、簡単に前に進まないことも多々あると思います。

コツコツ行っていくことが大事、と述べましたが、コツコツするのも、スイッチ入らない・ギアがなかなか上がらない、という時もあるでしょう。

私の場合、そんな時は、簡単な仕事から始めるようにしています

たとえば、資料の表紙だけ作る、INDEXを作ってみる、序章の文章(はじめに、・・・)などといった楽な仕事から入ります

そんな簡単な仕事をしていると、突然スイッチがはいることがあります

集中力が出始め、スラスラ文章がかけるようになる時がありますので、そこを逃さないようにするようにしています。

このモードに入ったときは、孫悟空がスーパーサイヤ人になっているのと同じで、とても充実しているときですので、邪魔は出来るだけ排除してください(会話・電話・ほかの業務など)。

いま集中しているから声をかけないほうがよい、と周りから認知されるようになればこっちのものです。

普通モードに戻るまでの30分~1時間は、バリバリ仕事を進めましょう。

■自分の強みを理解して、役割を担おう。

みなさん、自分の強みを理解されていますか?

私の場合、他部署との調整や、全体の取りまとめ、プレゼン資料作りなどです。

逆に弱みは、調べもの、学術論的な深掘り、長い会議など。

弱みの業務を行っていると、飽きっぽくなり、集中力がすぐになくなり、眠くなってしまいます。

効率が悪いのは目に見えてわかりますよね。

従い、自分の強みを活かした業務を多くするようにして、弱い部分は、その分野の得意な人がいらっしゃいますので、お願いするようにしています。

こちらのほうが明らかに効率が高いですから。

自分が好きな仕事を強みにして、強みの仕事を伸ばす・呼び込んでいく流れに持っていきましょう。

最後にもう一つ。

会社の業務から離れますが、効率が上がる方法があります。

■仕事が終わってからのお楽しみを作る

今日の17時以降にお楽しみイベントを作ることは、効率が上がる一つだと思います。

今晩は、サッカーやラグビーのワールドカップを見よう、野球観戦に行こう、B級グルメに行こう、スーパー銭湯に行こう、大相撲を見よう、ゲームをしよう、カラオケに行こう、などなど。

自分だけの楽しみがあると思いますので、17時以降に予定を入れると、それまでに仕事を片付けよう、というパワーが働くものです。

ON-OFFバランスという意味でもとても効果的ですので、是非試してみてください。

次回は、残業しない、の最終章(開き直り編)をお届けしたいと思います。

今日も残業せず、笑顔の@rokuでした!

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