残業しない~事前準備編~

@rokuです。

残業しないシリーズの第二弾、【事前準備編】です。

前回は、基礎編でしたので、今回は事前準備をすることで、より効率を上げ、残業しないことに拍車をかけるテーマで書きたいと思います。

その前に、前回の残業しない(基礎編)のおさらいです。

大きく以下のテーマを取り上げました。

【基礎編】

~精神論~

・今日は残業を絶対にしない!と強い志を持つ

・生産性を意識して仕事する

・早く帰ることに後ろ髪を引かれない

~仕事の取り組み方~

・スピード重視の瞬発力が大事

・集中力の高い時間を無駄にしない

・集中出来る条件づくりをしておく

・全体像を把握してから詳細工程をつめていく

・仕事が早い人の行動を盗め

・他人の力を最大限利用する

それでは今回のテーマ、残業しない(事前準備編)に入りましょう。

残業しない【事前準備編】

①自分時間を知る

仕事は、色々な業務があります。メール処理、書類作成、各種申請、プレゼン、打合せ、報告などなど様々です。

その中でも、プレゼンや打合せ、報告といった人との接触があるものは自分一人では時間コントロールが出来ず、早く終わらせたいと考えてもそう上手くいかないことがよくあるものです。

これとは別に、自分一人で行う作業、すなわち、メール処理や書類作成、各種申請といった自分でコントロールしやすい仕事は、大体その処理時間が分かるはずです。

メールであれば、一日で何通来て、その内、10通程度なら、読む時間だけで5分、返信するのに10分といった具合です。

同様に書類作成や各種申請も、その内容にもよりますが、稟議書や伺い書なら15分、打合記録は30分、日報/週報なら30分~1時間程度、プレゼン資料なら2時間といった具合です。

これらの目安を自分で目標にしておけば、お昼までの残った時間まで○○出来る 、或いは、帰る前の30分なら、残りの時間で○○出来る、という目安を立てる事が可能になります。

そうすることで、限られた時間で○○が出来る・○○をやってしまおう、という生産性の高い仕事が出来るはずです。

②とにかく書き出す

仕事をしていると、あれもしなきゃ、これもしなきゃ、と頭の中で色々な事が働くものです。

そういった思い付きというのは、浮かんでは消え、また新たに浮かぶ、といった具合にどんどん発生する一方、早く何かしなきゃという焦りが発生し、結果的に何から手を付ければいいのか。。とストレスを感じることもあります。

一方で、改めて思い出そうとしたら、あれ何を考えていたっけ?ということが良くあります。そうこうしているうちに時間だけが経過するものです。

結局、前に進む事は少ないものですので、そんな時は、自分の考えや思いをとにかく書き出すことが重要です。

文章にする必要はありません。アイディアを書き出す、キーワードだけを書き出す、ポイントを書き出すだけです。

これだけでも頭が整理され、何をすべきが明確になってくるはずです。特に文章といった長文を作らなければならないときは、起承転結といったストーリー性を書き出すだけで無駄な時間が削ぎ落とされ、効率が随分違うものと考えます。

③書き出した内容を棚卸し、整理する。

日々の仕事が山のように押し寄せ、目の間の仕事に忙殺される毎日。

何の考えもなくとにかくやろう、という処理では、押し寄せる仕事>こなす仕事、という具合で減るどころか、増えていってしまい、結局、納期遅れや客先に迷惑をかけるという事態にも発展する可能性があります。

あせる気持ちを抑え、仕事の内容を棚卸し整理することで、優先順位・他人への割り振り・すぐにやれること・すぐにやれないこと、などのカテゴリがはっきり分かるようになります。

④明日のやるべきこと(TO DO)を整理してから帰る

明日のTO DOリストを作成しておくということは良く見られる光景です。デスクに貼っておき、翌日出社した際、すぐに仕事に取り掛かる。

朝一は特に生産性の高い時間帯ですので、スタートダッシュは重要です。無駄の少ない仕事を午前中にこなすことで、一日の仕事のうち、7割~8割ぐらいは片付いているものです。

午後は生産性も落ち、無駄な会議や、客先対応など、じっくり仕事をこなすことが出来ず、気がつけば夕方ということなんてよくある話です。朝一のゴールデンタイムに濃密な時間を過ごせるよう準備を怠らないようにしておきましょう。

④事前の根回しをしておく

根回しという言葉は、良く耳にしますが、結構、手間・面倒・難しい、というイメージはありませんか?

どこの会社や部署にも、承認を取らなければならない関所はこの人だ、或いは、この人がYESと言ったら他もなびく、という人は必ずいるものです。

稟議の通りにくい案件、失敗の報告、おカネが絡む事、といったすんなりOKの貰えないことってやまほどありますよね。

そんなときこそ、事前の報告・連絡・相談です。それが根回しです。この根回しをこまめにしておけば、いざという時や最終決裁が必要な時は、すんなりOKを貰いやすいものです。

業務の中でも、仕事を進めて行く中で、事前に確認したり、途中報告しておく。これがとても重要で、方向性が間違っていないか確かめてから着手するというのも立派な根回しになります。

⑤次回までにやらなければいけない事を、終わった直後にすぐに段取りしておく。

会議が終了した際、おおかた次の会議までに誰が・何をやっておくべきか、といった次の課題が与えられるものです。

ここで、普通なら、次の会議までにはまだ時間がある、と判断し、メモや議事録で残しておくだけで、結局、次回の会議開催直前まで何も行わない。そして、いざ会議の直前に慌てる人は多いと思います。

慌てている上に、まずは前回の内容を思い出すために振り返りをする、今回の会議で自分は何をすべきだったのか?と記憶をたどることから始める事が多いものです。それだけで時間のロスです

会議が終わった直後には、次回の会議に備え、何をいつまでにするのか?を考え、次回の発表資料のAGENDAまで作っておく、という段取りが理想です。

ここまでしておけば、次にこのAGENDAを見直しただけで、何をすべきだったかがすぐに思い出され、作業に取り掛かりやすいものです。記憶の新しい内に次の段取りしておくだけです。

⑥会議・商談の前日に「あす・よろ」をしておく

よく会議なのに手ぶらで来る人を見かけませんか?その上に、時間通りに来ず、平気で遅れて参加してくる、という光景も見かけませんか?そんな人は反省のかけらもなく、自分の宿題を忘れていました、と平気で言う。

もっと気分の悪いケースでは、この会議は何するんだっけ?と言われたら。。。

そんな人を少しでも減らすためには、会議や商談の前日に、関係者に、明日の会議開催のリマインドメールとして、当日の参加者・会議の目的・AGENDA(議題)・前回の議事録・今回の会議の目指すべきところなどをメールしておくことが有効です。

そして、“あす”は“よろ”しくおねがいいたします、と伝えておく。

これだけでで当日の会議は、知らなかった・思い出せない・何をする会議なのか、などを言わせないようにする効果があります。

ただし、正月やゴールデンウィーク、お盆などの連休前のメールは最悪です。さっかくリマインドしているのに、連休ですべて頭から消されてしまいますので、そんな場合は、敢えて連休明けの朝一番にメールする配慮が必要になってきます。

今回は、残業しない【事前準備編】でした。

次回は【効率的処理編】をお届けしたいと思います。

今日も残業せず、笑顔の@rokuでした!

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