残業しない~基礎編~

以前から、働き方改革で、各企業が様々な取り組みを行っています。

時間外労働を減らし、アフターファイブをエンジョイする、十分な睡眠を取る、規則正しい生活を送る、といったワークライフバランスを維持することで、翌日からまたスッキリ!クリエイティブな発想を出す!効率があがる!その結果、生産性が向上する!という考えが定着しつつあります。

一方で、生産性があまり上がっておらず、とりあえず時間がきたので帰る、勤務時間を減らすために労働の質が落としている、という人もいらっしゃると思います。

あるいは、アフターファイブでエンジョイしすぎて、余計に寝不足になった、不規則になった、というケースもあるかもしれません。

そういう意味では、働き方改革って本当に成功している企業は何割いるのか?と興味深いところがあります。意外に低い割合なのかもしれません。

@rokuは時間外労働を減らすことは大賛成です。

残業する時間があったら、副業に注力したいですからね(笑)。

そういう意味では、一五録をスタートしはじめてから、会社での仕事に対して、今まで以上に生産性を上げることを意識するようになりました(笑笑)。

結果的に、定時になったら帰る、副業のマイタイムを充実させている、明日はまた生産性を上げて早く帰ろう!という気持ちになるという具合に、ワークライフバランスがいい感じになってきて、本業の生産性は以前よりも上がっているような気がします(笑笑笑)。

さて、そんな心身健康になりつつある中、私が取り組んでいる、”残業はしない改革”をご紹介したいと思います。

まずは、精神論です。

・とにかく今日は残業を絶対にしない!と固く心に誓う

当たり前のことなんですけど、なかなか難しいことだと思います。でも最も重要なポイントの一つです!

会社に勤めていれば、客先からの依頼、上司からの指示、部下への指導、打合せがやたら長いなど、内部&外部要因のおかげで、この志が崩れ去る場合があるからです。

そうなると結局残業せざるをえないか、あるいは仕事がどんどん溜まっていく羽目になります。

こうならないためにも、内部&外部要因も覚悟したうえで、前倒しで仕事する、事前準備をしておく、とにかく早く片づける。つまり、

・いつも生産性UPを意識して仕事する

この意識が非常に大事だと思います。

限られた時間で、最大・最良・最速の仕事をしようと意識する。生産性向上というのは、どれくらいの仕事をしたではなく、どんな仕事をどうやってしたかが問われる、と言われています。

私の場合、生産性を意識すると、無駄なことはやりたくない、やるべきでない、必要最低限のことだけしよう、という意識が働きます。

いい意味で”余計な仕事は捨てる”という“仕事の断捨離”も必要になってくると考えています。

このムダ作業というのは結構あるものです。ムダなことをしていないか、という見方が慣れてくると、あれここれもムダ、という実態が浮き彫りになってきます。同じ作業のやり直し、手のかけ過ぎなんという作業も見直しが必要です。

・早く帰ることに後ろ髪を引かれない

早く帰ることは美徳、という意識が大事です。長く働いているのは今のご時世、時代錯誤ですから。

私の上司もスタッフに早く帰ることを促していますが、ある時こんなことをつぶやいていました。

”上司が遅くまでいたら部下は帰れない、という思いで早く帰るようにしているが、逆に自分が早く帰ることに対して、お前だけ早く帰りやがってどうせ暇なんだろ、と部下から思われていないだろうか?或いは、部下が仕事頑張ってくれてるのに、みんなには早く帰れと言って申し訳ない、だけど俺の立場も分かってくれよ、という気持ちなんだ。”

このコメントを聞いたとき、”じゃあ私が早く帰ることは全然気にしなくていいんだ”って思いましたね。

次は、仕事の取り組み方についてす。

・スピード重視の瞬発力が大事

仕事には優先順位があり、優先度の高いものから行っていくというのはセオリーです。

しかし、優先度が低くても、小さな仕事を先延ばししていくと、いずれ忘れ去られ、大きな問題になる、ということは起こりがちな話です。

後で電話(メール)しますと言っておきながら、放置してしまい、結局、相手から督促の連絡が来るなんというのは、お互い生産性の低い状況に陥っている悪い例です。こちらの対応遅れで相手にも迷惑をかけていることになります。

優先度が高い仕事を行っていても、すぐに対応出来る小さな仕事であれば、割り込んで処理しても、大きな支障にはならないはずです。

“今日やれることを今日やらない”といった慢性的な先延ばし癖をつけないよう瞬発力で片づけていく。研究職のようなコツコツ作業を積み重ねて成果を出していく仕事は持久力が必要なのかもしれませんが、日々の業務は、次々とこなしていく瞬発力が大事です。

・集中力の高い時間を無駄にしない

これは、受験生などにも言えることなのですが、集中力の高い時間帯ってありますよね。一般的に午前中が頭が冴えていると言われています。

私も午前派で、それも出社~10時頃がもっとも生産性が高いゴールデンタイムだと思っています。この時間帯に、コーヒーを飲んでまったりしているのは勿体ないと考えていますので、特に集中するようにしています。

逆に、午後一番や夕方になってくると、眠気や惰性で、仕事をこなすスピードが一気に落ちますので、単純作業か、明日の仕事の段取り(TO DOリストアップ)などを行うようにしています。

・集中出来る条件づくりをしておく

自分にとって集中できる条件って何か考えたことはありますか?

私の場合、まず、必要な資料やデータを揃えておく、どこにどんな必要情報があるかを把握しておく、会議を入れない、メールを一定時間見ない、などです。前の日に翌日することを箇条書きにしておくこともそうです。

理想は、どこかの会議室にこもり一人で作業する、電話も取り次がないように言っていく、というのがベストなのですが、そういう環境はなかなか難しいでしょうから、出来る限り集中出来る条件を整えておきたいものです。

・仕事の段取りはゴールからスタートへさかのぼっていく

私の場合、作業のゴール設定をよく行います。全体作業感をイメージし、ゴールを決めることで、いつまでに何を行わなければならないか、と後ろから詳細作業の期限を決めて行くようにしています。

例えば、レポート作成がゴールだとすると、最終チェックが前日、ドラフト作成が2~3日前、原稿作成開始が1週間前、原稿作成に必要なデータ集めが2週間前、題材や全体構成が検討・決定がスタート地点、といった具合に、後ろから行わなければならないことを決めて行くやり方です。

この方法を行っていくと、いつの時点で何をすべきかが明確になります。ぎりぎりになるまで作業を開始しない人をよく見かけますが、レポート提出ぎりぎりになってようやく作業を開始して、慌てて作成して、手落ちばかりというのは、生産性の悪い典型だと思います。

・仕事が早い人の行動を盗め

自分のまわりに、やたらと仕事をこなすスピードが速い人、要領のよい人、精度の高い人はいませんか?どこの会社にも必ずそのような理想的な人がいると思います。

自分で考えてあれこれトライしてみるのもよいですが、生産性の高いナンバーワンを見つけ、どのように行動しているか教えてもらう、あるいはそっと観察してみるのもいいと思います。生産性の高い仕事を行うためには、見本となる人の仕事を観察し、手っ取り早く吸収すること自体も、生産性が高い一例です。

・他人の力を最大限利用する

仕事はチームでするものです。一人で仕事を抱え、ブラックボックスになって誰も分からないという光景をよく見かけます。いわゆる属人化です。

一人で仕事を抱えた挙句、精度が悪い、納期が間に合わないというのは、社内に迷惑をかける以上に、お客様に迷惑をかけてしまうことが起きます。

自分の仕事をガラス張りにして、周りのスタッフも何を行っているかをみなオープンにする。全体で作業内容を共有化し、お互いサポートしあいながら仕事をするのが理想だと思います。

日本人は仕事熱心のため、自分で仕事を抱え、自分だけの成果にしたい、という価値観を持ってしまいがちですが、急に病気になって会社を休むことで、誰も対応できない世界を作ることは生産性が高いとは言えず、上司にも評価されません。

・16時以降は、そろそろ帰るモードで仕事する

最後は、定時に退社1時間前から、そろそろ帰るモードで仕事をする!です。

残り1時間は、複雑な仕事や時間がかかる仕事はいれずに、簡単な作業や翌日の準備にあてる、というルーティンが大事です。

このルーティンが、明日の朝からまた効率よく働けるメリハリを産み、良い流れを作ります。是非、試してください。

以上が、 “残業しない”ために私が行っている働き方改革です。あっ!違いました!“副業するため“に行っている働き方改革ですね。

残業せずに、いつも元気で笑顔でいたい!@rokuでした。

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